Ab dem 1. Januar 2026 gibt es ein neues Verfahren zur elektronischen Übermittlung von Beiträgen für die private Basiskranken- und Pflege-Pflichtversicherung im Rahmen des Lohnsteuerabzugsverfahrens. Das Bundesministerium der Finanzen (BMF) hat am 3. Juni 2025 ein Schreiben zu diesem Thema veröffentlicht. Dieses neue Verfahren ersetzt das bisherige Papierbescheinigungsverfahren und soll den bürokratischen Aufwand für Arbeitgeber und Arbeitnehmer verringern. Aber was bedeutet das genau für dich?
Bisher mussten Arbeitnehmer ihrem Arbeitgeber eine Papierbescheinigung des Versicherungsunternehmens vorlegen, um die Beiträge für die private Kranken- und Pflegeversicherung beim Lohnsteuerabzug zu berücksichtigen. Ab 2026 wird dieses Verfahren durch einen elektronischen Datenaustausch ersetzt. Das bedeutet, dass die Versicherungsunternehmen die Beiträge direkt an das Bundeszentralamt für Steuern (BZSt) übermitteln, das diese Informationen dann an die Arbeitgeber weitergibt.
Für dich als Versicherungsnehmer bedeutet das, dass du keine Papierbescheinigungen mehr bei deinem Arbeitgeber einreichen musst. Die Daten werden automatisch übermittelt und beim Lohnsteuerabzug berücksichtigt. Das spart Zeit und reduziert den bürokratischen Aufwand. Allerdings gibt es auch einige wichtige Punkte zu beachten.
Zunächst einmal ist es wichtig zu wissen, dass die Finanzämter vor Ort keine Änderungen an den elektronisch übermittelten Daten vornehmen können. Wenn es Fragen oder Probleme gibt, musst du dich direkt an deinen Arbeitgeber und das Versicherungsunternehmen wenden. Das BZSt übermittelt die Höhe der monatlichen Beiträge für die private Kranken- und Pflegeversicherung, die dann vom Arbeitgeber beim Lohnsteuerabzug berücksichtigt werden.
Ein weiterer wichtiger Punkt ist, dass du der Datenübermittlung widersprechen kannst. Wenn du das tust, werden deine Beiträge nicht an das BZSt übermittelt und können daher auch nicht beim Lohnsteuerabzug berücksichtigt werden. In diesem Fall wird auch die sogenannte Mindestvorsorgepauschale nicht mehr berücksichtigt.
Es gibt auch einige Ausnahmen bei der elektronischen Übermittlung. Ausländische Versicherungsunternehmen sind nicht zur elektronischen Übermittlung verpflichtet. Selbsthilfeeinrichtungen und Solidargemeinschaften mit einer Bestätigung nach § 176 des Fünften Buches Sozialgesetzbuch (SGB V) können freiwillig am Verfahren teilnehmen. In diesen Fällen können Versicherte einen Freibetrag im Lohnsteuer-Ermäßigungsverfahren beim zuständigen Wohnsitzfinanzamt beantragen.
Für Arbeitgeber gibt es ebenfalls einige wichtige Informationen. Sie sind weiterhin für die Prüfung und Ermittlung der Höhe des Zuschusses nach § 257 SGB V sowie § 61 SGB XI zuständig. Wenn der Arbeitgeber Zahlungen aufgrund gesetzlicher Verpflichtungen zu leisten hat und ihm hierfür keine elektronischen Lohnsteuerabzugsmerkmale vorliegen, kann trotzdem eine Steuerfreistellung in Betracht kommen, sofern die Voraussetzungen des § 3 Nummer 62 des Einkommensteuergesetzes (EStG) erfüllt sind.