Wenn der Einkauf mal wieder ganz tolle Konditionen verhandelt hat, bedeutet dass für die Buchhaltung und Bilanzierung, dass es neue, ganz doll spannende Fälle zu bearbeiten gibt. Dazu ein kleines Beispiel. Es wurden neue 3D-Drucker für die Produktion gekauft. Ein 3D-Drucker kostet 600 Euro. Dazu kommt noch ein Wartungsvertrag mit einer jährlichen Wartungszahlung von 120 Euro. Alle Werte verstehen sich natürlich netto vor Steuern. Der Hersteller der 3D-Drucker kämpft gerade um Marktanteile und hat sich deshalb auf eine Bezahlung über drei Jahre eingelassen. Im ersten Jahr werden 200 Euro plus Wartung für die nächsten 12 Monate fällig, im zweiten Jahr ebenso und auch im dritten Jahr; dann sind die 600 Euro plus dreimal Wartung bezahlt. Da das Geschäftsjahr des Herstellers nicht dem Kalenderjahr entspricht, sondern immer am 1. Juli beginnt, läuft die Wartung auch immer vom 1. Juli bis zum 31. Juni.
Zuerst zur Wartung.
Da die Wartung im Voraus bezahlt wird, muss eine sogenannte transitorische Abgrenzung vorgenommen werden. Dazu wird zuerst einmal die Bezahlung der Rechnung am 1. Juli verbucht. Der Buchungssatz lautet: Hardwarewartung 120 Euro an Bank 120 Euro. Damit ist zunächst einmal die Auszahlung verbucht. Gegen Jahresende muss nochmal gebucht werden, damit der Aufwand sauber abgegrenzt in die Bücher läuft. Da nur der Wartungsaufwand für die Monate Juli bis Dezember in den aktuellen Jahresabschluss gehört, muss der Anteil für die Monate Januar bis Juni des Folgejahrs abgegrenzt werden. Genauer gesagt muss in diesem Fall eine aktive Rechnungsabgrenzung, kurz ARAP, vorgenommen werden. Es wird gebucht: ARAP 60 Euro an Hardwarewartung 60 Euro. Damit wurde der Aufwand im aktuellen Jahr um 60 Euro verringert, da er hier ja auch nicht hingehört.
Jetzt zum Kauf des 3D-Druckers.
Hier hat der Einkauf im Beispiel für einen etwas trickreichen Bilanzierungsfall gesorgt. Trickreich deshalb, weil es sich um Verbindlichkeiten und um Geringwertige Wirtschaftsgüter handelt. Mit einem Anschaffungspreis von 600 Euro liegt ein 3D-Drucker unter der im Jahr 2019 und 2020 geltenden Wertgrenze für Geringwertige Wirtschaftsgüter, in Deutschland, das sind aktuell 800 Euro. In Österreich gilt übrigens in 2019 eine Wertgrenze von 400 Euro und in 2020 von 800 Euro. Beide Wertgrenzen gelten übrigens für die sofortige volle Erfassung als Aufwand im Jahr der Anschaffung. Alternativ kannst du ein GWG in Deutschland auch in einem Sammelposten erfassen, worauf ich hier aber nicht weiter eingehe.
Da es sich um Geringwertige Wirtschaftsgüter handelt, werden die 3D-Drucker sofort voll als Aufwand verbucht. Somit stehen in den Büchern pro Drucker 600 Euro Aufwand. Für das Ergebnis in der Gewinn- und Verlustrechnung spielt die gestreckte Bezahlung der 3D-Drucker über drei Jahre somit keinerlei Rolle.
Nun kommen die Zahlungsmodalitäten ins Spiel. Die 600 Euro sind nicht sofort, sondern gestreckt über drei Jahre zu begleichen. Damit handelt es sich um Verbindlichkeiten. Da du beim Kauf nur 200 Euro beglichen hast, muss du die verbleibenden 400 Euro für die Bilanz gegen Verbindlichkeiten buchen.