Die Umsatzsteuer – gerne auch als „Mehrwertsteuer“ bezeichnet – ist für viele Selbständige eine der weniger geliebten Verpflichtungen. Sie gehört zu den Basiskenntnissen, die Du in Deinem Business beherrschen solltest, um auf Augenhöhe mit Deinem Steuerberater und Finanzamt zu agieren. Aber keine Sorge, ich erkläre Dir leicht verständlich, worauf es ankommt, wo die Fallstricke lauern und wie Du richtig vorgehst, um die Umsatzsteuer gekonnt zu managen.
Was ist Umsatzsteuer eigentlich genau?
Die Umsatzsteuer (USt) ist eine sogenannte Verbrauchssteuer. Sie fällt an, wenn Du als Selbständiger Produkte oder Dienstleistungen verkaufst. Das Besondere: Du bist zwar derjenige, der diese Steuer berechnen, fakturieren und an das Finanzamt abführen muss, die tatsächliche wirtschaftliche Last trägt jedoch Dein Kunde – zumindest theoretisch.
Ein einfaches Beispiel:
Du verkaufst ein Marketing-Konzept für 1.000 Euro netto.
Auf Deinen Rechnungen weist Du die Umsatzsteuer in Höhe von 19 % aus – also 190 Euro.
Der Kunde zahlt Dir insgesamt 1.190 Euro.
Von diesen 1.190 Euro leitest Du die 190 Euro an das Finanzamt weiter. Klingt fair, oder?
Der springende Punkt ist, dass diese Umsatzsteuer nicht Dein Geld ist. Sie ist ein sogenannter durchlaufender Posten. Klingt doch ganz einfach? Aber wie es so oft der Fall ist: Es steckt mehr dahinter.
Vorsteuerabzug: Umsatzsteuer zahlen und zurückholen
Während Du verpflichtet bist, die Umsatzsteuer auf Deine Verkäufe ans Finanzamt abzuführen, hast Du auch ein Recht darauf, die sogenannte Vorsteuer geltend zu machen. Vorsteuer ist die Umsatzsteuer, die Du selbst beim Kauf von Produkten oder Dienstleistungen zahlst. Einfach ausgedrückt: Du kannst die Umsatzsteuer, die Du bezahlt hast, von der Umsatzsteuer abziehen, die Dein Kunde Dir gezahlt hat.
Ein Beispiel:
Du kaufst einen neuen Laptop für Dein Business. Der Nettopreis des Geräts beträgt 1.200 Euro, die Umsatzsteuer 228 Euro.
Diese 228 Euro kannst Du beim Finanzamt als Vorsteuer angeben und dadurch Deine Umsatzsteuerschuld reduzieren.
Wenn Du in diesem Monat also von Deinen Kunden 500 Euro Umsatzsteuer eingenommen hast, zahlst Du nur noch 272 Euro ans Finanzamt (500 Euro eingenommene USt – 228 Euro Vorsteuer).
Der Vorsteuerabzug ist einer der Gründe, warum die meisten Selbständigen mit der Umsatzsteuer letztendlich recht gut leben können. Aber Vorsicht: Der Teufel steckt im Detail.
Die Kleinunternehmerregelung: Umsatzsteuer vermeiden?
Wenn Dein Umsatz – genauer gesagt: Dein Gesamtumsatz aus dem Vorjahr – nicht mehr als 25.000 Euro beträgt und im laufenden Jahr 100.000 Euro voraussichtlich nicht überschreitet, kannst Du die sogenannte Kleinunternehmerregelung beantragen. Das bedeutet: Du bist von der Umsatzsteuerpflicht befreit.
Was das für Dich bedeutet:
Keine Umsatzsteuer auf Deinen Rechnungen: Du darfst keine Umsatzsteuer ausweisen.
Kein Vorsteuerabzug: Da Du keine Umsatzsteuer erhebst, kannst Du im Gegenzug auch keine Vorsteuer geltend machen.
Das klingt erstmal nach einer smarten Idee und kann bei niedrigen Einkommen eine Bürokratie-Erleichterung sein. Aber es gibt einen Nachteil:
Deine Kunden, vor allem Unternehmen, könnten es unattraktiv finden, von Dir Dienstleistungen zu beziehen, da sie keine Vorsteuer abziehen können. Vor allem bei Kunden, die selbst Unternehmer sind, solltest Du daher gut überlegen, ob die Kleinunternehmerregelung eine so gute Idee ist.
Umsatzsteuer – Freund oder Feind?
Die Umsatzsteuer ist ein zweischneidiges Schwert für Selbständige. Sie sorgt für zusätzliche Bürokratie, ist aber gleichzeitig kein direkter wirtschaftlicher Verlust, da sie auf den Kunden umgelegt wird – solange Du einen fairen Preis am Markt durchsetzen kannst. Verlieren solltest Du Deinen Überblick nicht. Mit einem Steuerberater, der alles korrekt mit Dir klärt, und der Einhaltung aller Vorgaben kannst Du diesen Teil Deiner Selbständigkeit gut meistern.
Denke daran: Du bist nicht allein! Jeder Selbständige hat mit der Umsatzsteuer zu tun. Und wenn Du Dir unsicher bist, lohnt es sich immer, Expertenrat einzuholen.